eHramba.si®

Vanjska usluga elektroničke pohrane omogućuje učinkovit, cjenovno dostupan, siguran i zakonski sukladan način prelaska na pohranu sve poslovne i druge dokumentacije u elektroničkom obliku.

Usluga elektroničkog spremišta

Vanjska usluga eHramba.si® je pouzdano, sigurno i zakonski sukladno elektroničko spremište namijenjeno poduzećima i organizacijama različitih veličina. Osigurava dugoročnu elektroničku pohranu svih poslovnih dokumenata na jednome mjestu.

eHramba.si® uključuje najnaprednija tehnološka rješenja za upravljanje dokumentarnim gradivom i osiguravanje njegove cjelovitosti i autentičnosti na dugi rok. Korisnicima je na raspoloženju preko kriptiranih veza s korisničkim sučeljem ili sučeljem web usluge za neposrednu integraciju s poslovnim informacijskim sustavima. Usluga eHramba.si® osigurava cjelovitu, sigurnu i zakonski sukladnu elektroničku pohranu za svu poslovnu i drugu vrstu dokumentacije na jednome mjestu.

Usluga eHramba.si® djeluje u skladu z važećim evropskim zakonodavstvom. Pohrana dokumenata u sustavu eHramba.si® je sukladna s potvrđenim unutarnjim pravilima, a sama usluga je certificirana po ISO 27.001 standardu i akreditirana kod Arhiva Republike Slovenije.

Usluga eHramba.si® djeluje u skladu z važećim slovenskim zakonodavstvom. Pohrana dokumenata u sustavu eHramba.si® je sukladna s potvrđenim unutarnjim pravilima, a sama usluga je akreditirana pri Arhivu Republike Slovenije.

  • postići neposredno snižavanje troškova operativnog poslovanja,
  • snižavati troškove komunikacije s klijentima i partnerima,
  • optimizirati poslovne procese interno i s partnerima,
  • rasteretiti vlastitu infrastrukturu i poslovni informacijski sustav,
  • preusmjeriti poslovni model u uporabu vanjskih kvalitetnih usluga,
  • osigurati veću sigurnost vlastite dokumentacije itd.

Korištenje usluga elektroničke pohrane predstavlja jeftinu, pouzdanu, sigurnu i udobnu uporabu elektroničkog arhiva bez izrade kompliciranih organizacijskih postupaka i uspostavljanja skupe infrastrukture za osiguravanje zakonske sukladnosti vlastitoga dokumentarnog gradiva. Vanjsku uslugu elektroničke pohrane osigurava tvrtka SETCCE d.o.o. u  sudjelovanju s tvrtkom ZZI d.o.o.

Prihvat dokumenata

Prihvat dokumenata je preduvjet za elektroničku pohranu dokumentarnoga gradiva. Dokumenti, koji ulaze u elektroničko spremište mogu izvorno biti elektronički (e-računi, e-ugovori) ili papirnati. Papirnate dokumente je potrebno prije spremanja u elektroničko spremište pretvoriti u elektronički oblik.

Elektronički oblik (format) dokumenata koji ulaze u elektroničko spremište mora biti izabran sukladno zahtjevima nacionalnog zakonodavstva. Samo pravilno izabrani elektronički format osigurava dugoročnu uporabnu vrijednost spremljenog dokumentarnoga gradiva.

Svaki dokument mora biti prije ulaska u elektroničko spremište i kasnije, za svo vrijeme pohrane, opremljen s odgovarajućim sigurnosnim sadržajem (vremenski žig). Sigurnosni sadržaji brinu za autentičnost i integritet spremljenog  gradiva te za dugoročnu valjanost elektroničkih potpisa (ako su elektronički dokumenti i potpisani).

Tvrtka SETCCE d.o.o. osigurava zakonski sukladno pretvaranje papirnate dokumentacije u suradnji s partnerima koji nude prilagodljivu i najkvalitetniju razinu izvođenja usluga skeniranja. Svi skenirani dokumenti su spremljeni u elektroničko spremište eHramba.si®, koje je certificirano po ISO stadnardima.

Pravila pohrane 

Pravila pohrane određuju organiziranost tvrtke ili organizacije u vezi s elektroničkom pohranom, određuju tehnologiju kojom se koristimo za elektroničku pohranu te uvjete i način uporabe elektroničkog spremišta.

Izrada pravila pohrane odvija se u određenim koracima. Gap analiza pokazat će sve propuste tvrtke pri uvođenju elektroničke pohrane, čemu slijede potrebne mjere i zahtjevi za pohranu gradiva. Unutarnja pravila elektroničke pohrane uključuju još i opis tehnologije koja je uporabljena za elektroničku pohranu, organizaciju tvrtke i procese povezane s provedbom elektroničke pohrane te nacrt za njihovu izradu. Pravila pohrane je potrebno pregledati i osvježiti godišnje odnosno po potrebi, kad dođe do promjena u poduzeću ili organizaciji.

Pravila pohrane može poduzeće ili organizacija certificirati i po razlićitim standardima kao ISO ili MoReq. Potvrđena pravila pohrane osiguravaju sukladnost provedbe elektroničke pohrane sa nacionalnom zakonodavstvom i evropskim direktivama.