eNvoices®

Vanjska usluga za elektroničko fakturiranje omogućuje poduzećima brz i učinkovit prelazak na posve elektroničku pripremu, razmjenu i spremanje računa na vanjskoj infrastrukturi, bez investicije u vlastitu opremu.

Cjelovita  vanjska usluga za izdavanje, razmjenu i pohranu e-računa

Vanjska usluga eNvoices® omogućuje poduzećima i organizacijama ne samo ispostavljanje elektroničkih računa već sveobuhvatnu kontrolu procesa u pripremi različitih računovodstvenih dokumenata u elektroničkom obliku:

  • priprema pojedinačnih dokumenata (narudžbenica, dostavnica, računa) individualno ili u paketu (mjesečni obračuni),
  • priprema zbirnih e-računa,
  • izrada specifikacija uz narudžbe, dostavnice i račune u elektroničkom obliku,
  • svladavanje nepravilnosti u obračunskim podacima,
  • uključivanje komercijalnih ili drugih dodataka,
  • razmjena računovodstvenih dokumenata putem različitih elektroničkih kanala (e-pošta, e-banka, FINA i sl.),
  • zakonski sukladna pohrana računovodstvenih dokumenata za zakonom propisano vremensko razdoblje.

Vanjska usluga eNvoices® je u cjelini sukladna sa zahtjevima slovenskog i europskog zakonodavstva s financijsko - računovodstvenog područja i područja elektroničkog poslovanja te potpisivanja.

Izdavanje e-računa

Proces pripreme izdavanja e-računa i drugih e-dokumenata jednak je postupku izdavanja klasičnoga računa. Papir zamjenjuje elektronički dokument u obliku, kakvog definiraju udruženja EAN, OASIS ili CEN, a omotnicu zamjenjuje elektronička omotnica kako je definira SEPA odnosno provajdera elektroničkog kanala. E-račun je sukladan računovodstvenim standardima i zakonodavstvu te omogućuje jednostavan prijem i uvoz u informacijski sustav prijemnika.

Postupak izdavanja elektroničkog računa i drugih računovodstvenih dokumenata uključuje različite korake provjeravanja točnosti podataka i strukture izlaznih dokumenata. Svaki elektronički dokument je digitalno potpisan kvalificiranim digitalnim certifikatom i spremljen u zakonski sukladno elektroničko spremište. Na zahtjev prijemnika računu se može dodati prilog - zapisnik o primopredaji, otpremnica, specifikacija i sl. Primatelj može elektronički račun pomoću prikladne aplikativne podrške uvesti i obraditi elektronički. Primatelji elektroničkih računa u elektroničkoj banci mogu i odmah izvršiti  elektronički plaćanje.

Razmjena e-računa

Elektronički spremljeni i potpisani računi mogu biti otpremljeni na više načina. Elektronički kanali za razmjenu računa nude različite kvalitete usluga. Među najjednostavnijima ( i cjenovno dostupnijim) elektroničkim kanalima je elektronička pošta. Prijem računa je moguć u poštanski sandučić elektroničke pošte ili u namjenski sustav koji podržava i uvoz elektroničkog računa u poslovni informacijski sustav (ERP, DMS).

Napredniji elektronički kanali omogućuju dobivanje informacija o uspješnom slanju, razmjeni i dostavi elektroničkih računa. Prijemnicima omogućuju bolje povezivanje s poslovnim aplikacijama i s platnim instrumentima. Vanjska usluga eNvoices® podržava uporabu svih elektroničkih kanala ovisno o potrebama izdavatelja i zahtjevima primatelja dokumenta.

Elektroničko spremište

Svaki elektronički izdan račun mora biti i odgovarajuće pohranjen na način kojim je očuvana njegova autentičnost i integritet te valjanost digitalnog potpisa na računu. Elektroničke račune moraju spremiti izdavatelji i primatelji.

Vanjska usluga eNvoices® uključuje vanjsku uslugu elektroničkog spremišta koju ju je akreditirao Arhiv Republike Slovenije. Svi izdani elektronički računi  su  po posredovanju prijemniku spremljeni u elektroničko spremište za propisano razdoblje pohrane i odmah dostupni korisnicima. Elektroničko spremište osigurava tvrtka SETCCE d.o.o. u  suradnji s tvrtkom ZZI d.o.o..