eKeeper®

Za doseganje zakonske skladnosti mora vključevati sistem elektronske hrambe različne varnostne mehanizme za dokazovanje veljavnost, avtentičnost in celovitost elektronsko hranjene dokumentacije.

Varna elektronska hramba

Elektronska hramba mora poleg dostopnosti in uporabnosti shranjenega dokumentarnega gradiva zagotavljati tudi njegovo avtentičnost, celovitost in veljavnost. Zakonodaja predvideva v ta namen dodajanje varnostnih vsebin k dokumentaciji pred vnosom v elektronsko hrambo in vzdrževanje teh varnostnih vsebin čez celotno obdobje hrambe.

Najbolj zanesljiva tehnika zagotavljanja avtentičnost, celovitost in veljavnost elektronskega gradiva je Sintaksa evidenčnih podatkov (ERS), ki omogoča nadzorovano dodajanje varnostnih vsebin k gradivu, ki vstopa v sistem elektronske hrambe in njihovo varno obnavljanje tekom celotnega obdobja hrambe.

Rešitev eKeeper® je namenjena vsem podjetjem in organizacijam, ki želijo vzpostaviti lastno elektronsko hrambo, skladno s slovensko zakonodajo in mednarodnimi tehnološkimi priporočili. eKeeper® je povezljiv s poljubnimi sistemi za upravljanje z dokumenti (DMS) in omogoča nadzorovano dodajanje varnostnih vsebin in njihovo sprotno obnavljanje v tehnologiji ERS. Rešitev uporablja najsodobnejše algoritme in tehnike zaščite, ki zagotavljajo dolgoročno varnost shranjenih dokumentov.

Sintaksa evidenčnih podatkov in časovni žig

Sintaksa evidenčnih podatkov (ERS) implementira tehniko časovnega žigosanja s strani ponudnikov kvalificiranih overiteljskih storitev. S standardnem ERS, ki ga predpisuje organizacija za internetno standardizacijo IETF, lahko z enim časovnim žigom varno obdelamo posamezen dokument ali množico dokumentov in s tem zmanjšamo stroške ob najvišji varnosti dokumentov v elektronski hrambi. ERS skrbi tudi za vzdrževanje veljavnosti elektronskih podpisov, ki sicer zaradi časovne omejitve digitalnih potrdil propadejo najkasneje v 5 letih.

Tehnike ERS, ki so vgrajene v rešitev eKeeper®, omogočajo:

  • zagotavljanje celovitosti arhiviranih dokumentov ter nedvoumno dokazovanje nedovoljenih sprememb v njihovi vsebini,
  • dokazovanje obstoja shranjenih dokumentov v nespremenjeni obliki vse od časa njihovega vstopa v elektronski arhiv, 
  • samodejno vzdrževanje veljavnosti digitalno podpisanih arhiviranih elektronskih dokumentov.

Poglavitne prednosti rešitve eKeeper® s tehnologijo ERS so: 

  • Skladnost s slovensko zakonodajo in mednarodnimi tehnološkimi standardi,
  • Možnost obdelave poljubnih vrst dokumentov,
  • Enostavna uporaba in široke možnosti za integracijo v poljubne sisteme za upravljanje dokumentov in/ali podatkov,
  • Minimizacija stroškov delovanja (časovnega žigosanja),
  • Zmogljivost in zanesljivost.
  • Standard ERS je predpisan s strani Enotnih tehnoloških zahtev za elektronsko hrambo.

Zakonska osnova

Zakonsko osnovo za elektronsko hrambo predstavljata Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) in Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Oba zakona vključujeta tudi podzakonske akte in sicer za področje elektronske hrambe Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ter Enotne Tehnološke Zahteve (ETZ).

ETZ predstavlja zbirko tehnoloških zahtev za uvedbo in izvajanje elektronske hrambe. Zahteve ETZ vključujejo seznam tehnologij za dolgoročno elektronsko hrambo. Seznam vključuje tudi tehnologije za zagotavljanje celovitosti in avtentičnosti dokumentarnega gradiva ter vzdrževanje veljavnosti elektronskih podpisov. Standard sintakse evidenčnih podatkov (ERS) je del zahtev ETZ.