eNvoices®

Storitve za elektronsko fakturiranje omogočajo podjetjem hiter in učinkovit prehod na popolnoma elektronsko pripravo, izmenjavo in hrambo računov na zunanji infrastrukturi, brez investicije v lastno opremo.

Celovita storitev za izdajo, izmenjavo in hrambo e-računov

Storitev eNvoices® omogoča hiter in učinkovit prehod na elektronske račune. Podjetjem omogoča pripravo, izmenjavo in hrambo elektronskih računov na zunanji infrastrukturi, brez investicije v lastno opremo. Storitev eNvoices® omogoča podjetjem in organizacijam celovito obvladovanje procesa priprave računovodskih listin v elektronski obliki, kar vključuje:

  • Pripravo posameznih računov individualno ali v paketu (mesečni obračuni);
  • Pripravo zbirnih e-računov;
  • Izdelavo e-specifikacij k e-računom v elektronski obliki;
  • Obvladovanje nepravilnosti v obračunskih podatkih;
  • Vključevanje komercialnih ali drugih prilog;
  • Izmenjavo e-računov prek poljubnih elektronskih poti (e-pošta, e-banka, UJP idr.);
  • Zakonsko skladno hrambo e-računov za zakonsko določeno obdobje.

Zunanja storitev eNvoices® je v celoti skladna z zahtevami slovenske in evropske zakonodaje s finančno-računovodskega področja in področja elektronskega poslovanja ter podpisovanja.

Izdaja e-računov

Proces izdaje e-računov je enak postopku izdaje klasičnega računa. Papir nadomesti elektronski dokument v obliki, kot ga določa Gospodarska zbornica Slovenije na področju Republike Slovenije, kuverto pa elektronska ovojnica kot jo določa Združenje bank Slovenije oziroma ponudnik elektronske poti. eSlog e-račun je pripravljen tako, da je skladen z računovodskimi standardni in zakonodajo ter da omogoča enostaven prejem in uvoz v informacijski sistem pri prejemniku.

Postopek izdaja elektronskega računa vključuje različne korake preverjanja pravilnosti podatkov in strukture izhodnih e-računov. Vsak elektronski račun je digitalno podpisan s pomočjo uporabe kvalificiranega digitalnega potrdila in odložen v zakonsko skladno elektronsko hrambo. K elektronskemu računu je lahko dodana tudi priloga na zahtevo prejemnika (primopredajni zapisniki, prevzemnica, specifikacija ipd.). Prejemnik lahko elektronski račun s pomočjo ustrezne aplikativne podpore uvozijo in obdelajo na elektronski način. Prejemniki elektronskih računov v elektronsko banko lahko takoj izvedejo tudi elektronsko plačilo.

Izmenjava e-računov

Elektronsko pripravljene in podpisane račune lahko odpremimo na več načinov. Elektronske poti za izmenjavo računov ponujajo različne kakovosti storitev. Med najenostavnejšimi (in cenovno najbolj ugodnimi) elektronskimi poti je elektronska pošta. Prejem računa je mogoč v nabiralnik elektronske pošte ali v namenski sistem, ki podpira tudi uvoz elektronskega računa v poslovni informacijski sistem (ERP, DMS).

Naprednejše elektronske poti omogočajo pridobivanje informacij o uspešnem pošiljanju, izmenjavi in dostavi elektronskih računov. Prejemnikom omogočajo boljšo povezljivost s poslovnimi aplikacijami in s plačilnimi instrumenti. Storitev eNvoices® podpira uporabo vseh elektronskih poti glede na potrebe izdajateljev in zahteve prejemnikov.

Elektronska hramba

Vsak elektronsko izdan račun mora biti tudi ustrezno shranjen na način, da je ohranjena njegova avtentičnosti in celovitost ter veljavnost digitalnega podpisa na računu. Elektronske račune morajo shraniti izdajatelji in prejemniki.

Storitev eNvoices® vključuje zunanjo storitev elektronske hrambe, ki jo je akreditiral Arhiv Republike Slovenije. Vsi izdani elektronski računi so po posredovanju prejemniku odloženi v elektronsko hrambo za predpisano obdobje hrambe in takoj dostopni uporabnikom. Elektronsko hrambo zagotavlja družba SETCCE d.o.o. v sodelovanju s podjetjem ZZI d.o.o.