eHramba.si® SR

Spoljna usluga elektronskog skladštenja omogućava efikasan, pristupačan, siguran i sa zakonom usklađen način prelaska na čuvanje sve poslovne i druge dokumentacije u elektronskom obliku.

Usluga elektronskog skladištenja

Spoljna usluga eHramba.si® je pouzdano, sigurno i sa zakonodavstvom usklađeno elektronsko skladište za preduzeća i organizacije različitih veličina. Obezbeđuje dugoročno elektronsko čuvanje svih poslovnih dokumenata na jednom mestu.

eHramba.si® uključuje najnaprednija tehnološka rešenja za upravljanje dokumentarnim gradivom i obezbeđuje njegov integritet i autentičnost na dugi rok. Korisnicima je na raspoloženju preko sigurnih internetskih veza sa korisničkim sučeljem ili sučeljem internetnih usluga za neposrednu integraciju sa poslovnim informatičkim sistemima. Usluga eHramba.si® obezbeđuje sveobuhvatno, sigurno i sa zakonom usklađeno elektroničko skladištenje za svu poslovnu i drugu vrstu dokumentacije na jednom mestu.

Usluga eHramba.si® deluje u skladu z važećim slovenačkim zakonodavstvom. Pohrana dokumenata u sistemu eHramba.si® je u skladu sa potvrđenim unutrašnjim pravilima, a sama usluga je akreditirana kod Arhiva Republike Slovenije.

Usluga je prikladna za preduzeća i organizacije koje žele da:

  • postignu neposredno sniženje troškova operativnog poslovanja
  • snize troškove komunikacije sa klijentima i partnerima
  • optimizuju poslovne procese interno i sa partnerima
  • rasterete svoju infrastrukturu i poslovni informatički sistem
  • preusmere poslovni model u korišćenje kvalitetnih spoljnih servisa
  • obezbede veću sigurnost svoje dokumentacije itd.

Korišćenje usluga elektronskog skladištenja predstavlja jeftinu, pouzdanu, sigurnu i udobnu upotrebu elektronskog arhiva bez izrade komplikovanih organizacionih postupaka i uspostavljanja skupe infrastrukture za usklađivanje sa zakonom za sopstveno dokumentarno gradivo. Vanjsku uslugu elektronskog skladištenja obezbeđuje firma SETCCE d.o.o. u sudelovanju sa tvrtkom ZZI d.o.o.

Prihvat dokumenata

Prihvat dokumenata je preduslov za elektroničko skladištenje dokumentarnoga gradiva. Dokumenti koji ulaze u elektronsko skladište mogu po svom izvoru da budu elektronski (e-računi, e-ugovori) ili papirni. Papirni dokumenti treba pre spremanja u elektronsko skladište da se pretvore u elektronski oblik.

Elektronski oblik (format) dokumenata koji ulaze u elektronsko skladište mora da bude izabran skladno sa zahtevima slovenačkog zakonodavstva (Enotne tehnološke zahteve). Samo pravilno odabran elektronski format obezbeđuje dugoročnu upotrebnu vrednost čuvanog dokumentarnog gradiva.

Svaki dokument mora pre ulaska u elektronsko skladište, i kasnije, sve vreme čuvanja, da bude opremljen sa odgovarajućim sigurnosnim sadržajem (vremenski žig). Sigurnosni sadržaji brinu za autentičnost i integritet čuvanog gradiva te za dugoročnu valjanost elektronskih potpisa (kad su elektronski dokumenti i potpisani).

Firma SETCCE d.o.o. obezbeđuje pretvaranje papirne dokumentacije skladno sa zakonom i propisima, a u saradnji sa partnerima koji nude prilagodljivu i najkvalitetniju uslugu skeniranja. Svi skenirani dokumenti su spremljeni u elektronsko skladište eHramba.si®, koje je akreditirao Arhiv Republike Slovenije.

Pravila skladištenja

Unutrašnja pravila određuju organizovanost firme ili organizacije u vezi sa elektronskim skladištenjem, određuju tehnologiju kojom se koristimo za elektronsko skladištenje te uslove i način upotrebe elektronskog skladišta.

Izrada unutrašnjih pravila se odvija u određenim koracima. Gap analiza pokazaće sve propuste firme prilikom uvođenja elektronskog skladištenja, a tome slede potrebne mere i zahtevi za skladištenje gradiva. Unutrašnja pravila elektronskog skladištenja uključuju još i opis tehnologije koja je upotrebljena za elektronsko skladištenje, organizaciju firme i procese povezane sa sprovođenjem elektronskog skladištenja te nacrt za njihovu izradu. Unutrašnja pravila treba pregledati i osvežiti godišnje odnosno po potrebi, kad dođe do promena u preduzeću ili organizaciji.

Unutrašnja pravila preduzeće ili organizacija može sertificirati po razlićitim standardima kao ISO ili MoReq. Potvrđena unutrašnja pravila obezbeđujeju skladnost sprovođenja elektronskog skladištenja sa nacionalnom zakonodavstvom i evropskim direktivama.